Деловое письмо

Психология личности. Деловое письмо

Прежде чем отправлять или вообще составлять письмо, надо сделать так, чтобы его ждали. Созвонитесь с адресатом, в разговоре обозначьте, кто вы и чего хотите. Спросите также, в каком виде собеседник хочет конечно получить информацию (примечание переводчика) .

Для начала определите цель, то есть то, чего вы может быть хотите добиться (источник не известен) при помощи письма, это позволит сократить его в несколько раз. При написании текста вы должны иметь в виду, что большинство людей (особенно принимающих решения) любят краткость. Лишняя же информация - повод усомниться, стоит ли иметь с вами дело.

Если вы хотите, чтобы на письмо отреагировали быстро, его длина должна составлять максимум пять строчек. Важно понять одно: чем короче текст, тем легче он воспринимается. Указывайте конкретные факты и цифры.

Размер любого письма не должен превышать одну страницу формата А4. В каждом абзаце - от трех до пяти тезисов по каждой позиции. Если вы не можете уложиться, попробуйте переформулировать.

Чем ближе оформление письма к стандарту, тем лучше. Используйте стандартные шрифты (Times New Roman, Arial, Verdana). Следите за размером: если напишете слишком мелко, человек будет напрягаться, читая. Если же крупно - тут уже намек на то, что адресат плохо видит. Цвет текста - черный или темно-серый. Не надо использовать другие цвета: красный намекает на агрессивность, а синий цвет расслабляет.

Сегодня в бизнесе решительно принято называть человека по имени. По имени-отчеству нужно обращаться к представителям государственных или бывших таковыми организаций, где еще сохранились советские традиции, а также компаний, в которых большая часть сотрудников старше 45 лет.

Не стоит использовать в конце письма пустые стандартные фразы, такие как "благодарим вас за сотрудничество" или "с надеждой на...". Это ставит вас на позицию ниже, а общаться лучше на равных: форма прошения в бизнесе не приветствуется. У вас с получателем письма должны быть изначально установлены конечно партнерские отношения (см. источник) .

Постскриптум можно использовать, чтобы усилить значимость послания: "Прошу вас уведомить о получении письма". Можно обозначить кратко суть, но определенно простыми словами (см. источник) . В конце концов, можно добавить эмоциональную составляющую.

Не используйте жаргон. Иногда одно слово может сыграть злую шутку. Также следите за грамотностью. Даже если текст интересный, но допущена орфографическая ошибка - адресат отметит только ее. Также не стоит использовать иносказания.

Если у вас идет активная переписка по одной теме (по e-mail), отвечайте на предыдущее письмо так, чтобы оно цитировалось (на любом почтовом сервере есть функция "Ответить"). Если же переписка логически завершена, начните новое письмо.

В конце электронного письма указывайте контакты. Не свой электронный адрес, а телефон, номер ICQ - вы должны быть открыты и легко доступны. Это нужно для ускорения ответа на ваш запрос.

Прежде чем отсылать письмо, прочитайте его сами. Лучше вслух и не один раз. Если вас коробит какое-то выражение, но вы не знаете, как исправить, посоветуйтесь с коллегой. Можно вообще дать кому-нибудь прочитать письмо, но лучше полагаться на самого себя.

lifehacker.ru

Похожие статьи

  • Обаяние

    Что такое обаяние?Что такое обаяние? А Бог его знает! Или черт?…Кого благодарить за это удивительное свойство именно человеческой...

  • Уважать себя

    Ты себя уважаешь?Их манера – ходить, прижимаясь к стенам. Их комфорт – оставаться незамеченными. Их «пунктик» – как знамя...

  • Лидерство

    Лидеры и групповая неустойчивость. Благоприятная обстановка для выдвижения нового лидера может возникнуть не только под влиянием...

  • Зарыть талант

    Психология личности. Зарыть талантТалант и действие по книге Джима РонаЕсть одна старинная история, известная как Притча...

  • Психология подсознания (прод)

    Потребность в общении имеет очень сложные корни. Помимо стремления к самовыражению и познанию, потребность в общении во многом...

  • Отмычки к счастью..

    6 методик сделать из того, что люди называют проблемой, увлекательный квест вашей игры:Для ребенка точно каждое событие...

  • Стереотипы женской чести

    1. Дамы первыми не звонятДело не в том, кто первым пошёл на контакт и тем самым якобы изъявил свою заинтересованность объектом....

  • Депрессия или несчастливая жизнь

    "Я самый жалкий из всех живущих. Если то, что я чувствую, разделить на весь род человеческий, на земле не останется ни одной...

  • Стереотипы восприятия

    Психология. Стереотипы восприятия«Сколько всего предоставляет нам каждый наш день. Вы именно только подумайте , сколько...

  • Вечное блаженство быть собой

    Как же ласкают наш слух слова «блаженство», «наслаждение». Найти того, кто бы отказался от этого невозможно. Те, кто говорят,...

  • Время и характер

    Характер человека и времяВопрос времени - отнюдь не второстепенный для многих представителей как бы наиболее вероятно ...

  • Как поменять жизнь

    Когда мы хотим поменять жизнь и вероятно научиться делать что-то новое, нужно учитывать то, как работает наш разум.Прежде...

Другие категории и статьи раздела «Психология»

Социальная психология

Социальная психология - избранные публикации по теме Социальная психология. Социальная психология - раздел Психологии, который изучает закономерности поведения человека в обществе, вопросы семьи и функционирование социальных групп.

Психологи

Психологи - избранные публикации по теме Психологи, биографии выдающиеся психологов, описания работ и открытий ученных, связанных с изучением человеческой психики.

Практическая психология

Практическая психология - избранные публикации по теме Практическая психология, статьи по психологии с акцентом на практическое применение человеком психологических методов в различных сферах своей жизни.