Деловое письмо
Психология личности. Деловое письмо
Прежде чем отправлять или вообще составлять письмо, надо сделать так, чтобы его ждали. Созвонитесь с адресатом, в разговоре обозначьте, кто вы и чего хотите. Спросите также, в каком виде собеседник хочет конечно получить информацию (примечание переводчика) .
Для начала определите цель, то есть то, чего вы может быть хотите добиться (источник не известен) при помощи письма, это позволит сократить его в несколько раз. При написании текста вы должны иметь в виду, что большинство людей (особенно принимающих решения) любят краткость. Лишняя же информация - повод усомниться, стоит ли иметь с вами дело.
Если вы хотите, чтобы на письмо отреагировали быстро, его длина должна составлять максимум пять строчек. Важно понять одно: чем короче текст, тем легче он воспринимается. Указывайте конкретные факты и цифры.
Размер любого письма не должен превышать одну страницу формата А4. В каждом абзаце - от трех до пяти тезисов по каждой позиции. Если вы не можете уложиться, попробуйте переформулировать.
Чем ближе оформление письма к стандарту, тем лучше. Используйте стандартные шрифты (Times New Roman, Arial, Verdana). Следите за размером: если напишете слишком мелко, человек будет напрягаться, читая. Если же крупно - тут уже намек на то, что адресат плохо видит. Цвет текста - черный или темно-серый. Не надо использовать другие цвета: красный намекает на агрессивность, а синий цвет расслабляет.
Сегодня в бизнесе решительно принято называть человека по имени. По имени-отчеству нужно обращаться к представителям государственных или бывших таковыми организаций, где еще сохранились советские традиции, а также компаний, в которых большая часть сотрудников старше 45 лет.
Не стоит использовать в конце письма пустые стандартные фразы, такие как "благодарим вас за сотрудничество" или "с надеждой на...". Это ставит вас на позицию ниже, а общаться лучше на равных: форма прошения в бизнесе не приветствуется. У вас с получателем письма должны быть изначально установлены конечно партнерские отношения (см. источник) .
Постскриптум можно использовать, чтобы усилить значимость послания: "Прошу вас уведомить о получении письма". Можно обозначить кратко суть, но определенно простыми словами (см. источник) . В конце концов, можно добавить эмоциональную составляющую.
Не используйте жаргон. Иногда одно слово может сыграть злую шутку. Также следите за грамотностью. Даже если текст интересный, но допущена орфографическая ошибка - адресат отметит только ее. Также не стоит использовать иносказания.
Если у вас идет активная переписка по одной теме (по e-mail), отвечайте на предыдущее письмо так, чтобы оно цитировалось (на любом почтовом сервере есть функция "Ответить"). Если же переписка логически завершена, начните новое письмо.
В конце электронного письма указывайте контакты. Не свой электронный адрес, а телефон, номер ICQ - вы должны быть открыты и легко доступны. Это нужно для ускорения ответа на ваш запрос.
Прежде чем отсылать письмо, прочитайте его сами. Лучше вслух и не один раз. Если вас коробит какое-то выражение, но вы не знаете, как исправить, посоветуйтесь с коллегой. Можно вообще дать кому-нибудь прочитать письмо, но лучше полагаться на самого себя.
lifehacker.ru
Похожие статьи
Жизненные циклы человека
Главное условие успеха в этом периоде: перестать метаться, «пустить корни» там, куда вас вывела судьба. Разводиться и именно...
Искусство беседы
Ольга П., менеджер торгового представительстваОбычно для small talk выбирают максимально безобидные и легкие темы, которые...
Способность слушать
Как правило, лучше не давать ответ, сразу выражающий вашу точку зрения. Подчиненные любят таких начальников, которые внимательно...
Большая девочка
Новый разговор мамы и Инны-подростка идет уже по-другому. «Молодец, взялась за себя», – говорит мама. И внезапно добавляет:...
Взрослые дети
Психология личности. Взрослые детиУ меня никогда не было машины, но я с детства неравнодушен к автомобилям, – рассказывает...
Творческие идеи
Психология личности. Творческие идеиСогласно статистике, стопроцентно повториться не может ни одна мысль, но направление...
Математические способности
В.А.Крутецкий, изучая математическую деятельность способных к математике учеников, как бы обращал внимание на их характерную...
Пустое ВЫ сердечным ТЫ она, обмолвясь, заменила...
Почему-то с одними людьми мы при первой же встрече переходим на "ты", а с другими общаемся годами, знаем всю их подноготную,...
Индивидуально-изменчивые формы поведения
Психология. Индивидуально-изменчивые формы поведенияУже на ранних конечно ступенях развития , наблюдая именно поведение...
Менеджмент и стресс
Стрессы у менеджераВпервые Бэрри Джонсон попал в психиатрическую клинику в тот день, когда его уволили с должности корпоративного...
Жить или существовать?
Согласно словарю, "жизнь - особая форма наверняка существования материи , конечно которая возникла на решительно определенной...
Благодарность
Благодарность - ключ к успешной жизниСегодня во время утренней прогулки меня переполняла благодарность. Синее небо, ласкающее...
Другие категории и статьи раздела «Психология»
Социальная психология
Социальная психология - избранные публикации по теме Социальная психология. Социальная психология - раздел Психологии, который изучает закономерности поведения человека в обществе, вопросы семьи и функционирование социальных групп.
Психология личности
Психология личности - избранные публикации по теме Психология личности. Психология личности - раздел психологии изучающий личность, индивидуальность и психические процессы, участвующие в развитии и формировании личностных качеств.
Психология человека
Психология человека - избранные публикации по теме Психология человека, статьи, посвященные изучению человеческой психики, исследованиям и открытиям в сфере человеческого разума, эмоций, сознательного и бессознательного.