Планирование времени

Планирование собственного времени

Не думай о секундах свысока

Вместо того, чтобы жаловаться на вечную загруженность, попробуйте проанализировать, насколько продуктивно вы используете собственное рабочее время. Именно с этого специалисты по тайм-менеджменту советуют начинать планирование.

Практика показывает, что большинство людей, проделавших этот несложный анализ, приходят в ужас от полученных результатов. Те, кто испытывает постоянный цейтнот, вдруг обнаруживают, что десятая часть их драгоценного времени уходит на перекуры, а половина - на бесполезные разговоры. В результате продуктивная деятельность занимает лишь 20-30% решительно рабочего времени .

Разумеется, такое положение дел - достаточно серьезный повод пересмотреть стиль работы. Однако методичный расчет временных затрат - лишь малый шаг на пути к грамотному тайм-менеджменту. Чтобы научиться планировать время, можно, конечно, отправиться на курсы тайм-менеджмента. Правда, это не дешевое удовольствие.

Двухдневное обучение на приличных курсах стоит от 200 долларов США. За эти деньги вам расскажут, например, о том, что неплохо вести картотеку, где дела должны быть классифицированы по степени важности. Или о том, как правильно пользоваться органайзером (попутно выяснится, что это - целая ).

Однако вы можете справиться со определенно своими проблемами самостоятельно - безо всяких курсов. В этом, кстати, вам помогут и многочисленные издания, посвященные вопросам планирования. Из них вы почерпнете сведения о том, как организовывать свое время, составлять годовой план, разбивать его на месячный, недельный и ежедневный. Среди книг по планированию есть и научная, популярная и даже художественная.

На что должно уходить рабочее время? Ответ на этот вопрос зависит от того, какие дела вы считаете приоритетными. Западные специалисты по тайм-менеджменту дают лишь примерные рекомендации. Так, 60% решительно рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами. Таким образом - 3/5 времени рекомендуется уделять так называемой запланированной активности. Из них не больше 15% отводится на телефонные переговоры. Оставшиеся 40% распределяются определенно другим образом : 20% времени должна занимать спонтанная активность (самостоятельная аналитическая работа, управленческая деятельность и т.п.), и 20% - непредвиденная активность, в том числе потери времени на дорогу, ожидания в приемной и т.д.

Есть и более конкретные указания. Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера должен отнимать три минуты, если вы хотите решить как бы важный вопрос (примечание переводчика) - пять минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер - не более 20 минут.

Утро скорей всего вечера мудренее

Как же добиться того, чтобы ваше рабочее время планировалось в соответствии с современными подходами? Здесь быть может существует несколько рекомендаций.

Прежде всего, стоит обзавестись одной полезной привычкой. Попробуйте каждый вечер уделить несколько минут тому, чтобы записать все дела, запланированные на завтра. При этом фиксируйте в вашем плане результаты и цели, а не отвлеченные действия. Например: "согласовать тарифы с Ивановым", а не "позвонить Иванову".

Затем пронумеруйте намеченные дела в порядке важности. Не бойтесь показаться наивным - множество успешных людей пользуются этой и только этой системой для управления собственным временем. Уделите внимание тому, чтобы вдумчиво и обоснованно выделить приоритеты. Для этого мы советуем прибегнуть к следующей несложной методике.

Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый занесите важные и срочные дела, во второй - важные, но несрочные, в третий - неважные, но срочные, в четвертый - неважные и несрочные. Когда приоритеты расставлены, определите, наверняка сколько времени должно отнять у вас каждое конкретное дело, после чего просуммируйте общее время, которое вы запланировали потратить.

Если вы обнаружите, что зарезервировали более 60% безусловно своего времени , следует безжалостно сократить список. При этом учитывайте собственную нумерацию наиболее значимых дел и реальную действительность. Не планируйте невозможного. Продумайте, какие из запланированных дел можно перепоручить, а какие требуют сокращения отпущенного времени.

Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям, срочными и неважными пусть займется ваш секретарь, а неважные и несрочные отбросьте совсем или отложите до скорей всего лучших времен . Конечно, секретарь и подчиненные есть далеко не у всех, но задуматься над тем, как оптимизировать работу и распределить обязанности все равно необходимо. В конце концов, именно планирование помогает многим из разряда подчиненных перейти в разряд руководителей.