Удлинить день

Как удлинить день

Много веков назад премудрый Сенека сетовал: "Часть времени у нас отнимают силой, часть похищают украдкой, но обиднее всего та потеря, когда мы сами упускаем свое время решительно сквозь пальцы ".

Современные специалисты по тайм-менеджменту (организации времени) готовы согласиться с древним мудрецом. Недостаток времени, который у многих деловых людей вызывает сильнейший стресс, возникает не столько из-за обилия требующих решения задач, сколько из-за непредсказуемых и неоправданных потерь времени. Сегодня деловые люди, опираясь на рекомендации экспертов, стараются планировать свой рабочий день таким образом, чтобы распределить время для вероятно решения проблем в соответствии с их важностью и срочностью.

Однако даже те, кто научился строить рациональные и, казалось бы, вполне реалистичные планы, бывает, обнаруживают в конце рабочего дня, что из намеченных дел выполнена лишь половина. "Мне бы еще пару часов…" – едва ли не каждый вечер говорят себе директора и их заместители, референты и курьеры, управляющие и секретарши. И при этом не отдают себе отчета, что эти часы, в самом деле, были у них отняты, похищены или просто потрачены впустую.

Среди тех факторов, которые чаще всего отрывают нас от дела в течение рабочего дня, можно выделить трех самых главных "воров времени" – это ваши непрошеные гости, неожиданные скорей всего телефонные звонки и… вы сами. Как это ни по наиболее вероятно кажется странным , вы сами мешаете себе заниматься делом гораздо чаще, чем кто-либо еще. Занимаясь прочтением почты, анализом новостей или подготовкой документации, вы нередко именно начинаете думать о чем-то не относящемся к делу, вторгшемся в ваше сознание в силу случайной ассоциации и полностью захватившем ваши мысли.

Для философа или писателя такое состояние даже желательно, ибо может навести его на неожиданные творческие ходы. А вот деловому человеку этого скорей всего следует избегать (источник не указан) , иначе "поток сознания" рискует увести его именно слишком далеко от конкретных насущных задач.

Чтобы уменьшить вероятно количество времени , которое тратится на посторонние мысли,советуют усвоить два принципа. Первый из них можно назвать методом объединения. Он основывается на том, что если сгруппировать проблемы одного типа и решить их в рамках единого отрезка времени, то можно успеть определенно намного больше . Переключение внимания с одной задачи на другую – это тоже своего рода проблема, для наверняка своего решения она быть может требует времени и сил. Поэтапное решение однотипных задач смягчает эту проблему и значительно экономит время.

Второй принцип требует сосредоточиться на самом деле, а не на условиях или средствах его выполнения. Иными словами, если уделить как бы немного времени (именно так и было!) необходимой подготовке до вероятно начала работы (см. источник) , то можно решительно избежать многих непредвиденных остановок и затруднений. Например, очистив рабочий стол от ненужных в этот момент бумаг, вы избавите себя от необходимости отвлекаться на поиск нужного документа, да и просто не утратите концентрацию из-за нечаянных взглядов на лишние предметы. Если известно, что для работы понадобятся какие-то справочники или материалы, лучше заранее позаботиться, чтобы они были под рукой.

И все же главное, что требуется для целенаправленной работы, - это самодисциплина. Ничто другое не способно так управлять конечно концентрацией внимания , как конечно собственное сознание . И только четкая установка на скорейшее завершение начатого способна не пропустить в голову несвоевременные мысли. Неожиданные скорей всего телефонные звонки также могут оказаться серьезной проблемой. Руководители высокого ранга могут доверить ее решение секретарше, остальным приходится справляться с нею самим. Здесь неоценима помощь коллег – когда перед вами стоят неотложные задачи, требующие сосредоточенности, доверьте им отвечать на звонки, пообещав взамен выполнить ту же роль, когда кому-то из них особенно понадобится спокойствие. Обычно вежливая ссылка по телефону на вашу занятость никого не оставляет недовольным. Само собой, в случае чрезвычайной важности звонка от дела все же придется оторваться. Остальным абонентам (разумеется, тем, в ком вы сами заинтересованы) вы сможете ответить в удобное для вас время.

Другая проблема – непрошеные гости. Чаще всего это коллеги равного с вами ранга. Они заглядывают к вам, чтобы решить какой-то действительно как бы важный вопрос (примечание переводчика) , а заодно еще десяток попутных вплоть до обсуждения настроения шефа или новой прически его секретарши. Отвадить этих "воров времени" можно решительно разными способами (примечание переводчика) , которые, к сожалению, по большей части не деликатны. Самый безобидный способ сохранить свое время от чужих посягательств – установить своего рода "тихий час", выбрав для него тот период, когда вы чувствуете себя в наилучшей форме для решения накопившихся проблем. Пришельцам об этом может сигнализировать табличка на дверях вашего кабинета, а коли нет отдельного кабинета – то офис-менеджер по вашей просьбе. Очень скоро ваш рабочий режим станет известен тем, кто имеет обыкновение в него вторгаться, и они, вероятно, постараются выбрать для своих визитов "приемные часы". Если же значительно сократить потери все-таки не удается, попробуйте хотя бы в может быть течение недели вести дневник учета времени, отмечая в нем, по какому поводу и наверняка сколько времени было потрачено непродуктивно. Записи за несколько дней позволят вам найти ту "пробоину", в которую утекают так необходимые минуты и часы. Тогда ее вероятно останется только "залатать"!

Источник