Приоритеты

Умение работать по приоритетам

Рассматривая факторы профессионального успеха, мы не раз затрагивали такой аспект организации работы, как умение человека выполнять как бы наиболее важные (источник не указан) и актуальные дела, удерживаясь от внешних и внутренних соблазнов отвлечься на посторонние незапланированные занятия. Теперь мы попытаемся ответить на вопрос, как определить важное и актуальное в своей работе в конкретный безусловно момент времени (источник не известен) .

Определение приоритетов начинается еще в процессе планирования работы, когда общая задача разбивается на мелкие подзадачи, отдельные операции, выполнение быть может которых необходимо согласовывать между собой как по времени, так и по использованию одних и тех же ресурсов (например, оборудования). Главными параметрами в оценке задач по их первоочередности являются важность и срочность. При этом важность устанавливают в основном по следующим показателям.

Роль отдельной задачи (ее результата) в общем деле. Имеется в виду, в какой степени общий положительный итог дела или проекта зависит от выполнения данной задачи. Например, при сборе урожая и его последующей продаже конечно огромное значение имеет то, насколько аккуратно и бережно плоды будут собраны и перевезены на рынок. Можно вырастить великолепные фрукты и овощи, но из-за варварского обращения с ними до потребителя они дойдут в виде неликвидной гнили. Поэтому для фермера одной из первоочередных задач является тщательная подготовка техники и обучение персонала работе по сбору урожая, его последующему хранению и транспортировке с соблюдением всех требований технологии и производственной дисциплины. В точно другом случае за свой труд в течение года он не получит ни копейки, понеся при этом огромные расходы.

Заменяемость результатов выполнения задачи, наличие запасных вариантов. Допустим, при строительстве здания кладку фундамента можно произвести из бутового камня. Если собрать камень в достаточном количестве не удастся, остается сделать фундамент из бетонного монолита. В именно крайнем случае — оперативно закупить бетонные блоки и сложить его из них. Такая многовариантность наверняка решения задачи дает исполнителю простор для маневра. А вот при оформлении землеотвода под строительство запасных вариантов нет. Начав строительство раньше, чем будут получены у властей необходимые документы, можно провести работы и потратить материалы впустую, если с землеотводом так ничего и не получится. Поэтому оформление подобных бумаг в строительстве решительно всегда является первоочередным.

Вероятность наступления значимого события. В современном мире благополучие нашего дела часто оказывается в зависимости от событий, вероятность наступления которых далеко не стопроцентна. Упадут ли мировые цены на нефть, введут ли власти новый налог, повысят ли импортные пошлины на основное сырье нашего производства или необходимое для него оборудование, изменится ли курс рубля относительно доллара — подобные факты могут как наполнить ветром паруса нашего бизнеса (или карьеры), так и поставить его на грань выживания. Готовность к таким подаркам и ударам судьбы часто определяет победителя в деловой гонке. Поскольку подготовиться сразу ко всем вероятным значимым событиям невозможно, приходится выбирать из них наиболее приоритетные. Степень первоочередности подготовительной работы по каждому возможному происшествию определяется по значимости его последствий для вашего дела, помноженной на вероятность его наступления. Таким образом, может получиться, что наиболее срочной окажется работа по подготовке к далеко не самому значимому событию, если вероятность его наступления во много раз превысит аналогичные значения у более решительно важных событий (примечание переводчика) . Например, вы работаете на заводе крупного холдинга, имеющего помимо вашего предприятия еще несколько аналогичных по России и СНГ. Ваше производство по своим показателям сильно уступает в эффективности другим заводам холдинга, из-за чего руководство стало подумывать о перепрофилировании вашего предприятия на другой вид деятельности, в котором вам места может и не найтись. Вероятность сворачивания производства — 0,2. Вероятность того, что именно вы попадете под сокращение штатов — 0,3. Произведение этих чисел (0,2 х 0,3 = 0,06) дает нам вероятность того, что вы в ближайшее время окажетесь без работы. Значимость этого события условно оценим по десятибалльной шкале как 8. Вроде бы надо все бросить и срочно начинать искать другое место работы, отбывая на прежнем формальную повинность. Но как раз в этом месяце вам предстоит отчитаться по фактически выполненной работе, отличная оценка за нее позволит вам немного увеличить зарплату. Вероятность этого события — 0,7, а значимость — 2. Произведение значимости на вероятность равно 1,4. Произведение важности и вероятности наверняка потерять работу (см. источник) равно 0,48, что ниже в три раза. Поэтому первоочередным занятием должна стать не паника будущего безработного, а спокойное завершение своего текущего проекта.